Wie der Produktpass Compliance neu organisiert

Der Digitale Produktpass (DPP) wird zur dauerhaften Compliance-Infrastruktur. Unternehmen müssen dafür Daten aus vielen Systemen zusammenführen und deren Qualität sichern. Zudem sind sie verpflichtet, alle Informationen über den gesamten Produktlebenszyklus aktuell zu halten.

Produktinformationen zu Materialien, Herkunft, Reparatur, Nutzung oder Recycling sind für Verbraucher, Werkstätten und Weiterverarbeiter von großer Bedeutung. In Zukunft sollen diese Informationen strukturiert im digitalen Produktpass (DPP) zusammengeführt und über den gesamten Lebenszyklus hinweg verfügbar gemacht werden.

Der Zugriff erfolgt in der Regel über einen QR-Code am Produkt. Dahinter steht ein digitaler Datensatz, der Informationen aus den internen Systemen der Hersteller und Lieferanten sowie aus späteren Phasen der Nutzung verbindet. Je nach Rolle erhalten Verbraucher, Geschäftspartner oder Behörden Zugriff auf unterschiedliche Inhalte. So entsteht eine gemeinsame Informationsbasis für Compliance und die Kreislaufwirtschaft.

Die regulatorische Grundlage des Produktpasses ist die europäische Ökodesign-Verordnung ESPR. Sie schafft den Rechtsrahmen für die schrittweise Einführung des DPP bei zahlreichen Warengruppen. Welche Informationen erforderlich sind und ab wann die Pflicht gilt, wird die EU erst später für einzelne Produktgruppen festlegen. Den Anfang machen bestimmte Fahrzeug- und Industriebatterien. Für sie wird der digitale Batteriepass ab dem 18. Februar 2027 verpflichtend.

Damit verändert sich auch der Umgang mit Produkt-Compliance. Der DPP ist keine einmalige Erweiterung eines ERP- oder PLM-Systems. Die geforderten Informationen müssen dauerhaft, vollständig, aktuell und nachvollziehbar bleiben. Änderungen an Produkten, neue Lieferantendaten oder regulatorische Anpassungen können deshalb neue Prozesse auslösen. Unternehmen benötigen eine Infrastruktur, mit der sich diese Anforderungen über Jahre hinweg zuverlässig steuern lassen.

Die größte Herausforderung liegt in der Datenbasis. Produktinformationen befinden sich meist in verschiedenen Systemen. So liegen Stammdaten etwa im ERP, technische Angaben im PLM und Nachhaltigkeitsinformationen in spezialisierten Anwendungen. Weitere Daten stammen aus den Bereichen Einkauf, Service oder Lieferkette. Bei älteren Produkten finden sich wichtige Informationen teilweise noch in Tabellen oder Dokumenten. Für einen funktionierenden Produktpass müssen all diese Quellen verbunden und die benötigten Angaben in ein einheitliches Datenmodell überführt werden.

Dabei bleiben die bestehenden Kernsysteme in der Regel erhalten. Eine DPP-Plattform übernimmt die Aufgabe, relevante Informationen über Schnittstellen einzusammeln und für den Produktpass aufzubereiten. Dadurch entsteht eine zusätzliche Datenebene, ohne dass externe Nutzer direkten Zugriff auf die internen Systeme erhalten. Das erleichtert die Integration und begrenzt zugleich Sicherheitsrisiken.

Durch die Zusammenführung vieler Quellen gewinnt die Datenqualität an Bedeutung. Fehlerhafte, widersprüchliche oder veraltete Angaben können unmittelbar zu einem Compliance-Problem werden. Deshalb benötigt der DPP klare Regeln bezüglich Vollständigkeit und Plausibilität. Automatisierte Prüfungen können viele Fehler frühzeitig erkennen. Für bestimmte Angaben ist dennoch die fachliche Kontrolle erforderlich.

Ebenso wichtig sind klare Verantwortlichkeiten. Grundsätzlich liegt die rechtliche Verantwortung für den Produktpass beim Unternehmen, das ein Produkt in der Europäischen Union in Verkehr bringt. Die Aufgaben verteilen sich intern jedoch auf mehrere Bereiche. So liefern beispielsweise Produktmanagement, Einkauf, Nachhaltigkeit, Qualität, Service und IT jeweils einen Teil der benötigten Informationen. Ohne klare Zuständigkeiten drohen Lücken oder widersprüchliche Daten. Der Betrieb eines DPP erfordert deshalb feste Prozesse und eine eindeutige Governance.

Ein erheblicher Teil der Informationen entsteht zudem außerhalb des eigenen Unternehmens. So müssen Lieferanten Daten zu Materialien, Herkunft oder Komponenten bereitstellen. Später können Servicepartner oder Recycler weitere Informationen hinzufügen. Der Produktpass verknüpft somit die verschiedenen Akteure entlang der Wertschöpfungskette miteinander. Standards und Datenräume können den Austausch vereinfachen. Die Verantwortung für korrekte und belastbare Angaben bleibt jedoch bestehen.

Der Digitale Produktpass entwickelt sich somit zu einer neuen Form der Compliance-Infrastruktur. Die Software bildet dafür lediglich die technische Grundlage. Entscheidend sind verlässliche Daten, geregelte Zuständigkeiten und Prozesse, die regulatorische Änderungen dauerhaft berücksichtigen. Wer den DDP lediglich als zusätzliche IT-Funktion betrachtet, unterschätzt deshalb seinen organisatorischen Umfang.

Gleichzeitig kann die neue Infrastruktur über die reine Pflichterfüllung hinausreichen. Einheitliche und aktuelle Produktdaten erleichtern Wartung, Reparatur, Rücknahme und Recycling. Sie können außerdem neue digitale Services unterstützen. Der unmittelbare Auslöser für den DPP ist die Regulierung. Sein langfristiger Wert entsteht jedoch durch eine belastbare Datenbasis, die sich über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg nutzen lässt.